When all else fails, read the instructions.
Elke organisatie bepaalt z’n eigen richtlijnen. En dan bedoelen we niet alleen of je vestigingen al dan niet sluiten, maar ook wat je van je mensen verwacht bij thuiswerk. Welke activiteiten kunnen medewerkers thuis uitvoeren en welke niet? Wat zijn de doelstellingen bij thuiswerk? Wat zijn afspraken rond bereikbaarheid en beschikbaarheid? Mogen medewerkers hun uren nu ook flexibel indelen? Stonden deze afspraken al in jullie guidelines? Neen? Dan is het nu het uitgelezen moment om er werk van te maken. Duidelijke afspraken zorgen voor een goede basis.
It’s NOT the end of the world (as we know it).
De digitale innovaties laten ons toe om ook vanop afstand nauw contact met elkaar te onderhouden, dus gebruik ze! Heb je op maandagochtend een stand-up meeting met het team? Laat deze dan ook nu doorgaan in de vorm van een videoconferentie. Dagelijks overleg tussen leidinggevende en medewerkers, speeddates met je projectgroep … Probeer alles zoveel mogelijk te laten doorgaan in digitale vorm. Zo behoudt elk teamlid voeling met en overzicht over alle lopende projecten (en niet zijn of haar eigen projecten). Is de videoconferentie chaotisch wegens te druk bevolkt? Zorg ervoor dat duidelijk is wie het gesprek leidt, of gebruik een praatstok: wie het woord wilt nemen, steekt een voorwerp omhoog, de gespreksleider geeft hem/haar het woord door.
Besteed ook extra aandacht aan je interne communicatie en laat je mensen weten waar jullie staan.
’t Is niet voor mij, maar voor mijn eenzaamheid.
Wij, mensen, zijn sociale wezens die hunkeren naar persoonlijk contact. Een koffietje halen op kantoor? Daar hoort sowieso een deugddoende koffieklets bij. Het versterkt de band met collega’s en geeft de gelegenheid om het hart te luchten. Ook (en vooral) in tijden van afzondering hebben we daar nood aan. Heb je een videoconferentie met het team? Voorzie dan op het einde een kwartiertje waarin het niet over werk hoeft te gaan, maar waar we allemaal eens ons beklag kunnen doen over de lange rijen aan de Colruyt. Wanneer onze contacten enkel via mail of Whatsapp verlopen is de toon vaak taakgericht. Dankzij wat digitale smalltalk zorgen we ook voor informele momenten en behouden we voeling met ons team.
You can count on me (like one two three).
Creëer bereikbaarheid: laat je medewerkers weten waar ze terechtkunnen bij vragen, bedenkingen, feedback, twijfels … Dit is vaak geen evidentie voor de meeste mensen.
Misschien kan je hen ook verder ondersteunen door een verrassingspakket op te sturen? Een setje gebrande potloodjes, een notitieblok of pantoffels met je logo werken altijd. Zo blijf je als werkgever op een positieve manier ook bij je mensen thuis top of mind. En wie weet kan je met deze gadgets ok jouw kinderen wat afleiden.
Interesse in een motiverend verrassingspakket voor je medewerkers? Contacteer Fantastic en we werken (van thuis natuurlijk) een voorstel voor je uit!
Feedback is het ontbijt van kampioenen (oké, of Nutella)
Niemand van ons heeft deze situatie ooit eerder meegemaakt. Dus is ook niemand expert. We kunnen alleen maar leren van feedback. Houd daarom de vinger aan de pols bij je medewerkers. Waar lopen ze tegenaan? Voelen ze zich voldoende ondersteund? Zit de werkdruk en -progressie goed? Door te luisteren zorg je meteen ook voor erkenning.
Werk je in een grote organisatie, dan kan je eventueel een korte enquête verspreiden om te polsen hoe het thuiswerk loopt.
Vrije tijd
Zijn er een aantal meetings weggevallen of kan een medewerker niet dezelfde taken thuis doen als op kantoor? Zorg dan voor zinvolle invulling van de tijd van je medewerkers. Het ideale moment om alles te doen waar we anders nooit tijd voor hebben: introspectie, prospectie, zelfstudie …
Zo kochten we bij Fantastic licenties aan voor verschillende online leerplatformen. Is er de komende weken hier of daar een rustig moment? Dan verzamelt elke Fantastico info over een topic en brieft dit door aan de collega’s. Dat zijn drie vliegen in één klap: een extra contactmoment onder collega’s, extra waardering voor jouw werk én extra kennis in de organisatie.
Vind je dit ook fantastisch interessante info en wil je meer weten over interne communicatie? Contacteer ons en we plannen snel een gesprekje. Op skype, google hangouts of Whatsapp natuurlijk!